Ausgangslage:
Unser Kunde, ein global agierender Chemiekonzern für hoch entwickelte chemische Spezialprodukte, die in unzähligen Bereichen unseres Alltags zu finden sind, hat sich entschieden, ein Projekt zur Optimierung des IT-Bereichs rund um Managed Desktop Services zu starten, zumal der Vertrag mit dem bisherigen Dienstleister kurz vor seinem Ende stand. Das Unternehmen beschäftigt derzeit rund 15.000 Mitarbeiter, verfügt über 24 Produktionsstandorte, 32 Tochtergesellschaften und Vertriebsbüros auf der ganzen Welt.
Ziel des Projekts war es, alle bereits ausgelagerten und nicht ausgelagerten Dienste in einem neuen Servicevertrag zu harmonisieren.
Unser Ansatz:
qedcon stellte mehrere Spezialisten für die Projekt- und Outsourcing-Beratung sowie das Übergangsmanagement zur Verfügung. Wir unterstützten das Unternehmen in allen Zyklen des Gesamtprojekts, insbesondere bei der Auswahl eines neuen Dienstleisters sowie bei der Vertragsgestaltung und -verhandlung.
Herausforderungen und Abhängigkeiten:
Wir stellten fest, dass nicht alle Dienste (vor allem die bisher nicht ausgelagerten) so dokumentiert waren, dass die vorhandene Dokumentation für die Angebotsanfrage hätte genutzt werden können. Daher wurden alle Dienste grundsätzlich neu dokumentiert, beschrieben und in entsprechende Leistungsbeschreibungen überführt.
Ebenso ergab es sich, dass eine große Sprach- und Kulturbarriere sowohl für interne IT-Mitarbeiter als auch für Kunden existierte, was eine zusätzliche Herausforderung darstellte, da mit dem neuen Vertrag Dienstleistungen nach Osteuropa und Indien ausgelagert werden sollten.
Umfassende Projektplanung und -umsetzung:
Die erfolgreiche Umsetzung eines Projekts dieser Komplexität und Größenordnung erforderte eine umfassende und detaillierte Projektplanung und -durchführung. Unsere erfahrenen Projektmanager entwickelten sowohl eine detaillierte Projektstruktur als auch einen Zeitplan, um alle Aspekte der Umsetzung zu berücksichtigten.
Wir arbeiteten eng mit den globalen und lokalen IT-Teams sowie ausgewählten Key-Usern an den verschiedenen Standorten zusammen, um sicherzustellen, dass alle Anforderungen erfüllt wurden und der Übergang reibungslos verlaufen konnte. Unsere Projektmanager hielten regelmäßige Meetings mit dem Management ab, um den Projektfortschritt zu präsentieren und potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen und zu lösen.
Erfolgreiche Umsetzung:
Innerhalb von etwa 10 Monaten wurden sowohl ein RFI als auch der RFP durchgeführt, gefolgt von der endgültigen Vertragsverhandlung, der Finalisierung und dem Unterzeichnungsprozess. So konnte der Übergang zum neuen Dienstanbieter rechtzeitig vor Ablauf des aktuellen Vertrags erfolgen.
Der Übergang (inkl. Hypercare) konnte für alle Dienste ebenfalls innerhalb eines Zeitrahmens von etwa 8 Monaten erfolgreich durchgeführt werden.
Fazit:
Dank der Expertise und des engagierten Einsatzes der qedcon GmbH konnte unser Kunde die Migration auf den neuen Managed Desktop Service Provider erfolgreich abschließen. Durch die Umstellung wurden nicht nur Kosten eingespart, sondern auch die Serviceleistung und das Management des neuen Dienstleisters verbessert. Unsere Projektmanager konnten die vielfältigen Herausforderungen und Abhängigkeiten erfolgreich bewältigen und eine reibungslose Umsetzung des Projekts sicherstellen.