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Workflow Automation
Workflow Automation bezeichnet den Einsatz digitaler Tools zur automatisierten Ausführung strukturierter Geschäftsprozesse. Ziel ist es, manuelle Arbeitsschritte durch automatisierte Abläufe zu ersetzen, um Zeit zu sparen, Fehler zu reduzieren und die betriebliche Effizienz zu steigern.
- Letztes Update: 07.06.2025
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Workflow Automation – Key Takeaway
| Themenbereich | Beschreibung |
|---|---|
| Definition und Zielsetzung | Wiederkehrende Aufgaben wie Freigaben, Anträge oder Dokumentation werden automatisiert – für schnellere Abläufe und geringere Fehlerquoten. |
| Transparenz und Nachvollziehbarkeit | Alle Prozessschritte sind dokumentiert, auswertbar und jederzeit nachvollziehbar. |
| Standardisierung schafft Qualität | Einheitliche Prozessdefinitionen sichern konsistente Ergebnisse und erleichtern die Einhaltung interner wie externer Vorgaben. |
| Entlastung für Mitarbeitende | Manuelle Tätigkeiten werden reduziert, sodass sich Teams auf strategische und kreative Arbeit konzentrieren können. |
| Skalierbarkeit im Unternehmenswachstum | Automatisierte Workflows lassen sich ohne zusätzlichen Aufwand problemlos an neue Anforderungen oder Standorte anpassen. |
Workflow Automatisierung im Überblick
Workflow Automation bezeichnet die digitale Abbildung, Steuerung und Ausführung strukturierter Geschäftsprozesse mithilfe von Softwarelösungen. Ziel ist es, manuelle Tätigkeiten zu reduzieren, Fehlerquellen zu vermeiden und standardisierte Abläufe effizienter zu gestalten. Unternehmen profitieren dadurch von höherer Produktivität, geringeren Bearbeitungszeiten und einer verbesserten Ressourcennutzung.
Besonders in der Personalabteilung lassen sich durch automatisierte Workflows wiederkehrende Aufgaben – etwa im Onboarding oder bei Vertragsänderungen – schnell, fehlerfrei und nachvollziehbar abwickeln. Gleichzeitig gewinnen HR-Teams so wertvolle Zeit für strategische Themen.
Was ist ein Workflow?
Ein Workflow ist eine definierte Abfolge von Aufgaben oder Aktivitäten, die erforderlich sind, um ein konkretes Ziel zu erreichen – unter anderem die Einstellung neuer Mitarbeiter oder die Bearbeitung von Urlaubsanträgen.
Jeder Schritt im Workflow ist klar zugewiesen und folgt standardisierten Regeln für Eingaben, Verantwortlichkeiten und Ergebnisse. Diese Prozessabläufe bilden die Grundlage für reproduzierbare Geschäftsaktivitäten.
Workflows können einfach oder komplex, linear oder verzweigt aufgebaut sein und sowohl manuelle als auch automatisierte Schritte umfassen. In vielen Organisationen verlaufen Prozesse systemübergreifend – etwa zwischen HR, IT und Finance.
Workflow Automation hilft, diese Komplexität zu beherrschen, Prozesse zu strukturieren und die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit zu verbessern. Gerade mit komplexen Systemen ist die Automatisierung ein entscheidender Erfolgsfaktor.
Beispiele für Workflows
Workflow Automatisierung entfaltet ihr Potenzial vor allem bei standardisierbaren, häufig wiederkehrenden Aufgaben wie beispielsweise:
Rechnungsfreigabe: Eingangsrechnungen werden automatisch erfasst, zur Genehmigung weitergeleitet und nach Freigabe zur Zahlung angewiesen.
Mitarbeiter-Onboarding: Arbeitsmittel, Zugänge und Einführungstermine werden systematisch vorbereitet – abteilungsübergreifend und digital.
Urlaubsanträge: Mitarbeitende stellen Anträge über ein zentrales Portal; Freigabe und Dokumentation erfolgen automatisiert.
Kundenanfragen: Eingehende Kundenanfragen werden kategorisiert, priorisiert und automatisch an zuständige Teams weitergeleitet.
Vertriebsprozesse: Von der Lead-Erfassung über die Angebotserstellung bis zum Vertragsabschluss – alle Schritte werden digital gesteuert.
Marketingkampagnen: Planung, Umsetzung und Erfolgskontrolle erfolgen über klar definierte Workflows.
Vorteile von Workflow Automation für Unternehmen
Workflow Automation bietet eine Vielzahl an wesentlichen Vorteilen für Unternehmen und Mitarbeiter. Standardisierte Arbeitsabläufe, transparente Prozesse und automatisierte Tätigkeiten bilden die Grundlage für moderne, skalierbare Geschäftsprozesse.
Effizienzsteigerung in Geschäftsprozessen
Automatisierte Workflows reduzieren den manuellen Aufwand erheblich. Aufgaben wie Urlaubsanträge, Datenpflege oder Freigabeprozesse werden systemgestützt und ohne Verzögerung bearbeitet. Das beschleunigt die Abläufe, senkt Bearbeitungszeiten und steigert die Produktivität im gesamten Unternehmen.
Minimierung von Fehlern
Durch die Standardisierung von Prozessschritten sinkt die Fehlerquote deutlich. Workflows basieren auf definierten Regeln, Zuständigkeiten und Freigaben – manuelle Übertragungsfehler oder fehlerhafte Eingaben lassen sich so vermeiden. Das erhöht die Qualität der Arbeitsergebnisse und verbessert die Sicherheit in der Ausführung.
Kosteneinsparungen durch optimierte Ressourcennutzung
Weniger manuelle Tätigkeiten bedeuten weniger operativen Aufwand. Unternehmen können personelle Ressourcen gezielter einsetzen und repetitive Aufgaben mithilfe einer Workflow Automation Software automatisiert abwickeln. So können operative Kosten reduziert und Freiräume für strategische Aufgaben geschaffen werden.
Transparenz und bessere Steuerung
Automatisierte Prozesse lassen sich jederzeit nachverfolgen: Über integrierte Dashboards und automatisierte Berichte liefern Teams Einblicke in den aktuellen Status von Aufgaben, mögliche Engpässe oder offene Tickets.
Dies verbessert die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen und unterstützt datenbasierte Entscheidungen im Business Process Management.
Skalierbarkeit bei wachsenden Anforderungen
Einmal etablierte Workflows lassen sich flexibel anpassen und auf neue Bereiche oder Standorte ausweiten. Unternehmen können damit auf steigende Anforderungen reagieren, ohne zusätzliche administrative Last zu erzeugen. Gerade in dynamischen Strukturen ist diese Skalierbarkeit ein zentraler Erfolgsfaktor.
Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit
Automatisierte Workflows entlasten Mitarbeitende von wiederkehrenden Routinen. Statt sich mit Antragsprozessen oder Statusabfragen zu beschäftigen, können sich Teams auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren. Das sorgt für mehr Motivation und stärkt zugleich die Employee Experience.
Verschiedene Anwendungsbereiche von Workflow Automatisierung
Automatisierte Workflows kommen in nahezu allen Unternehmensbereichen zum Einsatz – vom HR-Bereich über Marketing und Vertrieb bis hin zu IT und Kundenservice. Sie sorgen für standardisierte Abläufe, reduzieren manuelle Aufwände und steigern die Qualität sowie Nachvollziehbarkeit von Geschäftsprozessen.
Anwendung im HR-Bereich
Gerade im Personalwesen bietet Workflow Automation enormes Potenzial. Wiederkehrende Tätigkeiten können automatisiert werden, wodurch HR-Teams entlastet und Mitarbeitende schneller unterstützt werden.
ServiceNow bietet mit dem Modul HR Service Delivery (HRSD) eine leistungsstarke Lösung, um strukturierte Self-Services, zentrale Fallbearbeitung und automatisierte HR-Prozesse effizient umzusetzen.
HR-Prozesse, die sich gut automatisieren lassen:
Rekrutierung: Automatisierte Ausschreibung von Stellen, Bewerbermanagement und Terminplanung für Interviews.
Onboarding-Prozesse: Digitale Workflows für den Start neuer Mitarbeiter – inklusive Aufgabenverteilung, Zugangsverwaltung und Schulungsplänen.
Abwesenheitsmanagement: Genehmigungsprozesse für Urlaubs- und Krankmeldungen erfolgen systemgestützt und nachvollziehbar.
Mitarbeiterbeurteilungen: Erinnerungen, Feedback-Erfassung und Dokumentation lassen sich in strukturierte Prozesse integrieren.
Prozessautomatisierungen im Marketing und Vertrieb
Automatisierte Workflows unterstützen Marketing- und Sales-Teams bei der zielgerichteten Kundenkommunikation und ermöglichen eine datenbasierte Entscheidungsfindung.
Lead-Management: Automatische Klassifizierung und Weiterleitung qualifizierter Leads.
E-Mail-Marketing: Personalisierte Kampagnen auf Basis von Kundenverhalten und Interaktionen.
Kampagnensteuerung: Planung, Koordination und Analyse laufender Marketingmaßnahmen erfolgen systematisch.
Vertragsprozesse: Erstellung, Prüfung und Freigabe von Angeboten und Verträgen über standardisierte Freigabeworkflows.
Vorteile für die IT
Auch in der IT spielt Workflow Automation eine zentrale Rolle bei der Prozesssicherheit, Ausfallsprävention und Ressourcenschonung. In Verbindung mit IT Operations Management (ITOM) können IT-Teams Prozesse durchgängig digital steuern.
Incident Management: Störungen werden automatisch erfasst, priorisiert und an zuständige Teams weitergeleitet.
Change Management: Änderungen erfolgen strukturiert, mit klaren Freigabeschritten und vollständiger Dokumentation.
Benutzerverwaltung: Erstellung, Anpassung oder Deaktivierung von Nutzerzugängen wird über Workflows automatisiert.
Monitoring: Echtzeitüberwachung mit definierten Triggern und Benachrichtigungen bei Abweichungen.
Workflow Automation im Kundenservice
Im Customer Service sorgen automatisierte Workflows für schnelle Reaktionszeiten und konsistente Servicequalität.
Ticketmanagement: Anfragen werden systematisch erfasst, klassifiziert und direkt an zuständige Serviceteams übergeben.
Self-Service-Portale: Kunden finden Antworten über strukturierte Wissensdatenbanken oder KI-gestützte Chatbots.
Feedback-Management: Rückmeldungen lassen sich zentral sammeln, analysieren und zur Qualitätsverbesserung nutzen.
SLA-Tracking: Die Einhaltung von Service-Level-Vorgaben (SLAs) wird automatisiert überwacht und bei Abweichungen kann entsprechend reagiert werden.
So lassen sich Workflows in ServiceNow automatisieren
ServiceNow bietet eine einheitliche Plattform zur Automatisierung von Geschäftsprozessen über Abteilungs- und Systemgrenzen hinweg. Die Lösung unterstützt die klassische Prozessautomatisierung und zugleich auch disziplinübergreifende Szenarien, die z.B. in der Configuration Management Database (CMDB) dokumentiert und nachvollzogen werden können.
Mit einer Kombination aus No-Code-, Low-Code- und Integrations-Tools lassen sich selbst komplexe End-to-End-Workflows effizient abbilden – von der Prozessmodellierung bis zur operativen Umsetzung.
Zentrale Tools der Workflow Automation in ServiceNow
ServiceNow stellt eine Vielzahl spezialisierter Tools zur Verfügung, mit denen sich digitale Workflows übergreifend modellieren, verwalten und kontinuierlich verbessern lassen.
Flow Designer: Visuelles Tool mit Drag-and-Drop-Funktionalität zur einfachen Erstellung von Workflows (auch ohne Programmierkenntnisse). Ermöglicht die Automatisierung von Abläufen über Systeme und Teams hinweg.
Process Automation Designer: No-Code-Umgebung zur Gestaltung mehrstufiger Workflows mittels Playbooks. Ideal für strukturierte Prozesse mit definierten Entscheidungspunkten.
Integration Hub: Stellt vorgefertigte Integrationsmodule („Spokes“) zur Verfügung (z.B. für SAP, Microsoft 365 oder Slack). Damit lassen sich Daten und Workflows systemübergreifend verknüpfen.
RPA Hub: Bindeglied zu bestehenden Systemen (Legacy-Systeme), bei denen keine API-Anbindung möglich ist. Repetitive Aufgaben werden mithilfe von Robotic Process Automation (RPA) automatisiert ausgeführt.
Automation Engine: Plattformübergreifendes Framework für Hyperautomatisierung, das Integration, Workflow-Design, KI und RPA kombiniert.
Häufige Fragen und Antworten
Was ist ein Workflow?
Ein Workflow ist eine festgelegte Abfolge von Aufgaben und Aktionen, die gemeinsam ein definiertes Ziel verfolgen – z.B. die Genehmigung eines Urlaubs oder das Onboarding neuer Mitarbeiter.
Welche Arten von Workflows gibt es?
Workflows lassen sich je nach Struktur in lineare, parallele oder bedingte Abläufe unterteilen. Sie können sowohl manuell als auch vollständig automatisiert ablaufen.
Was versteht man unter Workflow Management?
Workflow Management umfasst die Planung, Ausführung, Überwachung und Optimierung von Prozessabläufen innerhalb einer Organisation – mit dem Ziel, Effizienz und Qualität zu steigern.
Wie funktioniert Workflow Automatisierung?
Bei der Workflow Automatisierung werden vordefinierte Prozesse mithilfe von Software automatisch ausgeführt. Dadurch entfallen manuelle Eingriffe, und Prozesse laufen schneller, zuverlässiger und konsistenter ab.
