Hardware Asset Management
Managing Director
Hardware Asset Management: Unter Hardware Asset Management (kurz: HAM) versteht man die strukturierte Verwaltung physischer IT-Hardware-Assets und Hardware-Ressourcen über deren gesamten Lebenszyklus.
- Letztes Update: 21.10.2025
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HAM sorgt von der Bedarfsermittlung bis hin zur sicheren Entsorgung für eine lückenlose Transparenz über den gesamten Hardwarebestand.
Durch klare Bestandsübersicht, gezielte Zuweisung und zentrale Vertragsverwaltung lassen sich unnötige Ausgaben vermeiden und Ressourcen optimal nutzen.
Ein professionelles HAM reduziert Schwachstellen und verbessert die Einhaltung regulatorischer Vorgaben wie Datenschutz und Auditpflichten.
Moderne Tools wie ServiceNow HAM integrieren Asset-Daten nahtlos in ITSM- und ITOM-Prozesse. Daraus resultieren unter anderem schnellere Reaktionen sowie ein geringerer Verwaltungsaufwand.
Durch standardisierte Prozesse, Echtzeitdaten und zentrale Steuerung unterstützt HAM die IT dabei, proaktiv zu handeln, statt nur zu reagieren.
Was versteht man unter Hardware Asset Management?
Hardware Asset Management – kurz HAM – umfasst alle Schritte von der Planung über Beschaffung und Nutzung bis zur Entsorgung physischer IT-Ressourcen. Ziel ist, den vollständigen Asset‑Lebenszyklus der Hardware transparent zu gestalten, um Kosten zu optimieren, Risiken zu senken und Compliance-Vorgaben zuverlässig zu erfüllen.
HAM ist somit eine zentrale Disziplin innerhalb des IT Asset Managements (ITAM) und bildet die Grundlage für strukturierte, nachvollziehbare Prozesse im Umgang mit physischer IT-Infrastruktur.
Eine vollständige und kontinuierlich gepflegte Übersicht zu Bestand, Zustand und Standort der Assets ist Voraussetzung für fundierte Entscheidungen in Wartung, Ersatzinvestitionen und Ressourcensteuerung.
Entsprechende Hardware Asset Management Tools ermöglichen dabei durchgängige Nachverfolgbarkeit, verhindern doppelte Beschaffungen und stärken die interne Zusammenarbeit im IT-Team.
Was ist ein Hardware-Asset?
Hardware-Assets bilden die Grundlage jedes HAM-Prozesses. Ein Hardware-Asset ist jede physische Komponente der IT-Infrastruktur, die ein Unternehmen besitzt, nutzt oder verwaltet. Dazu zählen nicht nur klassische Arbeitsplatzrechner, sondern sämtliche Geräte und Anlagen, die Teil des operativen Betriebs sind.
Typische Beispiele für Hardware-Assets sind:
Laptops und Desktop-PCs
Server, Netzwerktechnik und Router
Monitore, Drucker und Peripheriegeräte
Mobilgeräte wie Smartphones oder Tablets
Speichermedien, Backup-Systeme und Zubehör (z.B. Dockingstations oder Taschen)
Vorteile eines effizienten Hardware Asset Managements
Ein gut strukturiertes Hardware Asset Management (HAM) verschafft Unternehmen klare Vorteile:
Steigerung der Transparenz über IT-Bestände.
Geringere Betriebskosten.
Sichere und regelkonforme Prozesse.
Gerade bei wachsendem Gerätebestand und hybriden Arbeitsmodellen ist ein zentrales, automatisiertes HAM unerlässlich.
Durch die vollständige Erfassung und systematische Verwaltung aller Hardware-Komponenten lassen sich Prozesse standardisieren, Risiken minimieren und Budgets gezielter steuern. Gleichzeitig unterstützt HAM das IT-Team dabei, Wartungen planbar zu machen und die Effizienz in der Nutzung von IT-Ressourcen zu steigern.
Zu den zentralen Vorteilen gehören:
Kostentransparenz und -kontrolle: Vermeidung von Überbeschaffungen und bessere Planung von Investitionen.
Effiziente Nutzung der IT-Ressourcen: Optimale Verteilung von Geräten, weniger ungenutzte oder veraltete Hardware.
Reduziertes Sicherheitsrisiko: Frühzeitige Erkennung von Schwachstellen sowie bessere Kontrolle über physische Zugriffe.
Compliance & Audit-Sicherheit: Nachvollziehbare Prozesse und vollständige Dokumentation für interne und externe Prüfungen.
Unterstützung des IT-Teams: Weniger manuelle Verwaltung und mehr Kapazitäten für strategische Aufgaben.
Optimierte Wartung und Reparatur: Lifecycle-Daten helfen, Serviceintervalle besser zu planen und Ausfälle zu vermeiden.
Nachhaltigkeit & Recycling: Gesteuerter Umgang mit Altgeräten und fachgerechte Entsorgung am Ende des Lebenszyklus.
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So sieht der HAM-Lebenszyklus aus
Ein umfassender HAM-Lebenszyklus startet bereits mit der Bedarfsermittlung und endet erst bei der sicheren Entsorgung. Durch fest definierte Phasen stellen IT-Abteilungen sicher, dass Assets stets kontrolliert und nachhaltig verwaltet werden.
Plattformen wie ServiceNow liefern hierbei standardisierte Prozesse und automatisierte Workflows, um jederzeit den Überblick über Bestand, Nutzung, Zustand und Kosten zu bewahren.
Der Lebenszyklus umfasst folgende Schritte:
Planung & Bedarfsermittlung: Ermittlung des tatsächlichen Hardwarebedarfs auf Basis von Bestands- und Budgetdaten.
Beschaffung & Registrierung: Bestellung nach Freigabe, zentrale Erfassung der Geräte und eindeutige Zuordnung im System.
Zuweisung & Nutzung: Verteilung an Mitarbeitende oder Standorte mit laufendem Tracking und Wartungsstatus.
Wartung & Support: Dokumentierte Updates, Reparaturen und Austauschmaßnahmen nach definierten SLAs.
Ausmusterung & Entsorgung: Sichere Entfernung aus dem System inklusive Datenlöschung und fachgerechter Demontage bzw. Recycling.
Zentrale Funktionen von Hardware Asset Management (HAM)
Mithilfe von Lösungen wie dem HAM-Modul in ServiceNow lassen sich sämtliche Informationen zu physischen IT-Komponenten zentral erfassen, strukturiert pflegen und über standardisierte Workflows effizient steuern.
Zu den wichtigsten Funktionen gehören:
Inventory Management: Sämtliche IT-Hardware-Assets werden systematisch erfasst und über den gesamten Lebenszyklus hinweg verwaltet – inklusive Standort, Status, Zustand, Nutzung und zugewiesener Verantwortlichkeiten. Das schafft vollständige Transparenz über den aktuellen Bestand und ermöglicht fundierte Entscheidungen.
Lifecycle-Steuerung: Vom ersten Anforderungsprozess bis zur endgültigen Ausmusterung wird jedes Asset durch klar definierte Phasen geführt. So lassen sich Wartungen besser planen, Updates gezielt umsetzen und Geräte rechtzeitig ersetzen oder recyceln.
Kostentransparenz und Budgetkontrolle: Durch die lückenlose Nachverfolgung aller Anschaffungs-, Wartungs- und Betriebskosten können Budgets effizienter geplant und Investitionen besser gesteuert werden.
Compliance und Nachverfolgbarkeit: Ein vollständiges, revisionssicheres Asset-Register bildet die Grundlage für interne Audits und externe Prüfungen. Dabei unterstützt HAM auch bei der Einhaltung von Datenschutzrichtlinien, Dokumentationspflichten sowie Zugriffsregelungen.
Nahtlose Integration in ServiceNow: Dank der engen Verzahnung mit Modulen wie IT Service Management (ITSM), IT Operations Management (ITOM) und Software Asset Management (SAM) wird HAM zu einem integralen Bestandteil des digitalen IT-Betriebs.
Typische Herausforderungen ohne professionelles HAM
Fehlende Transparenz, unnötige Kosten und Sicherheitslücken sind häufige Folgen eines unzureichenden Hardware Asset Managements. Gerade bei dezentralen Infrastrukturen oder wachsendem Gerätebestand steigen die Risiken ohne strukturierte Verwaltung deutlich an.
Zu den häufigsten Herausforderungen gehören:
Unvollständige Bestandsdaten: Ohne zentrale Erfassung bleibt oft unklar, welche Geräte im Umlauf sind – oder ob diese überhaupt noch genutzt werden.
Sicherheitsrisiken durch Schatten-IT: Nicht dokumentierte oder veraltete Hardware wird leicht übersehen – ein Einfallstor für Schwachstellen.
Manuelle Prozesse & fehlende Automatisierung: Hoher Verwaltungsaufwand durch Excel-Listen, E-Mails oder isolierte Tools.
Mangelhafte Nachverfolgung: Ohne klaren Lifecycle-Überblick wird der Zeitpunkt für Wartung, Rückgabe oder Entsorgung oft verpasst.
Verstöße gegen Compliance & Datenschutz: Unklare Zuständigkeiten, fehlende Dokumentation oder mangelhafte Datenlöschung können regulatorische Risiken erhöhen.
Hardware Asset Management mit ServiceNow
Mithilfe der ServiceNow-Plattform können Unternehmen den gesamten Lebenszyklus ihrer IT-Hardware zentral steuern, dokumentieren und automatisieren. Das HAM-Modul ist dabei Teil des ServiceNow Asset Management Ökosystems und arbeitet eng mit weiteren Modulen wie ITSM, ITOM und der Configuration Management Database (CMDB) zusammen.
Automatisierung & Integration in ITSM / ITOM
Ein großer Vorteil des HAM-Moduls liegt in seiner Integration in bestehende ServiceNow-Prozesse. Asset-Daten können direkt mit IT-Service-Prozessen wie Incident-, Change- oder Request-Management verknüpft werden.
Die Integration von Asset-Daten in standardisierte Workflows ist ein zentrales Element der Workflow Automation innerhalb von ServiceNow. Dadurch lassen sich Bearbeitungszeiten verkürzen, Fehlerquellen minimieren und der administrative Aufwand lässt sich spürbar reduzieren.
So wird z.B. bei einem Support-Ticket automatisch das betroffene Gerät erkannt und dokumentiert. Auch Wartungspläne, Monitoring-Ereignisse oder Discovery-Daten lassen sich nahtlos integrieren.
Lizenzmanagement und Kostenkontrolle
Obwohl HAM primär auf physische Geräte ausgerichtet ist, spielt auch das Lizenzmanagement eine wichtige Rolle – insbesondere dann, wenn Softwarelizenzen an bestimmte Hardware gebunden sind.
ServiceNow ermöglicht es, Softwareverträge direkt mit Assets zu verknüpfen, die tatsächliche Nutzung auszuwerten und potenzielle Überlizenzierungen oder Unterauslastungen frühzeitig zu erkennen.
Auch die Verknüpfung mit dem Software Asset Management (SAM) ermöglicht eine kontinuierliche Lizenzübersicht. So lassen sich Softwareinstallationen pro Gerät exakt nachverfolgen, Lizenzkosten kontrollieren und vertragliche Rahmenbedingungen lückenlos einhalten.
Häufige Fragen und Antworten
Was ist Hardware Asset Management (HAM)?
HAM bezeichnet die strukturierte Verwaltung physischer IT-Geräte über deren gesamten Lebenszyklus hinweg – von der Planung und Beschaffung bis zur Wartung, Nutzung und Entsorgung. Ziel ist ein vollständiger Überblick über Bestand, Kosten und Risiken.
Was versteht man unter IT Asset Management?
IT Asset Management (ITAM) umfasst die zentrale Steuerung aller IT-Ressourcen eines Unternehmens – sowohl Hardware als auch Software. Mithilfe einer entsprechenden IT Asset Management Software lassen sich Assets effizient nutzen, Kosten senken, Compliance-Anforderungen einhalten und Transparenz über den IT-Bestand schaffen.